Дистанционная работа: как правильно оформить трудовые отношения в 2026 году

В 2026 году каждый пятый сотрудник в России работает удаленно - полностью или частично. Но если вы думаете, что достаточно просто сказать сотруднику: «Работай из дома», вы рискуете попасть в ловушку трудового спора. Оформление дистанционной работы - это не формальность. Это комплексный процесс, который требует соблюдения четких правил по трудовому законодательству. И если вы не знаете, как это сделать правильно, вас могут оштрафовать, а сотрудник - подать в суд.

Что такое дистанционная работа по закону?

Дистанционная работа - это не просто работа из дома. По статье 312.1 Трудового кодекса РФ, это форма трудовых отношений, при которой сотрудник выполняет свои обязанности вне офиса, используя интернет и другие цифровые инструменты. Главное отличие: место работы выбирает сам работник. Работодатель не может требовать, чтобы он сидел в конкретной квартире или городе. Главное - чтобы работа была сделана, а не где именно.

Закон выделяет три формы дистанционной работы: постоянная (весь срок трудовых отношений), временная (до шести месяцев) и гибридная. В гибридном формате важно четко прописать, в какие дни сотрудник работает из офиса, а в какие - удаленно. Например: «3 дня в неделю - из дома, 2 дня - в офисе». Если не указать это в договоре, это уже нарушение.

Как правильно оформить трудовой договор?

Трудовой договор - это основа всего. Без него дистанционная работа не существует как правовая реальность. И оформить его можно только с соблюдением требований статьи 312.2 ТК РФ. Вот что обязательно должно быть в договоре:

• Наименование работодателя и данные работника
• Место выполнения работы - пишите: «Место выполнения трудовой функции определяется работником самостоятельно»
• Режим рабочего времени и время, в которое работник должен быть доступен
• Обязанности работодателя по обеспечению оборудованием и программным обеспечением
• Порядок компенсаций за использование личного оборудования (если оно используется)
• Порядок обмена электронными документами и сроки подтверждения получения

Если договор заключается в электронной форме - это не просто PDF-файл с подписью. Требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) от работодателя. Работник может использовать либо УКЭП, либо усиленную неквалифицированную (УНЭП). Без этого документ не имеет юридической силы. Многие компании ошибочно отправляют договор по почте или в мессенджере - это незаконно.

Трудовая книжка - обязательно или нет?

Здесь часто возникает путаница. По статье 312.4 ТК РФ, запись в трудовую книжку о дистанционной работе вносится только по желанию работника. Работодатель не обязан этого делать. Но если сотрудник просит - отказать нельзя. И если у него нет трудовой книжки вообще - он может написать заявление, и работодатель обязан оформить новую, бумажную или электронную.

Важно: сам факт дистанционной работы подтверждается трудовым договором. Даже если трудовая книжка не ведется, стаж засчитывается. Это особенно важно для тех, кто работает на нескольких проектах или у нескольких работодателей одновременно.

Что делать с оборудованием и компенсациями?

Сотрудник может работать на своем ноутбуке, своем интернете, своей клавиатуре. Но если он использует личное оборудование - работодатель обязан компенсировать расходы. Это не пожелание, а обязанность. В законе прямо сказано: компенсация должна быть предусмотрена трудовым договором или локальным актом.

Как это оформить? Просто: укажите в договоре, что сотрудник использует личное оборудование, и укажите размер компенсации - например, 1500 рублей в месяц за интернет и электричество. Или укажите, что компания предоставляет ноутбук, монитор и VPN-доступ. Если вы не прописали это - работник может потребовать компенсацию за последние три года через суд. В 2025 году 31% трудовых споров по дистанционной работе касались именно этого вопроса.

Как учитывать рабочее время?

Дистанционный сотрудник не сидит под контролем камеры. Но это не значит, что у него нет графика. Работодатель должен установить режим работы - когда сотрудник должен быть на связи, когда сдавать отчеты, когда отвечать на сообщения. Это фиксируется в трудовом договоре или локальном нормативном акте (ЛНА).

Например: «Рабочий день с 9:00 до 18:00, с перерывом с 13:00 до 14:00. Отчеты о проделанной работе - ежедневно до 19:00 через систему «1С-Документооборот». Срок подтверждения получения электронного документа - 2 часа». Если не указать это - работодатель не сможет доказать, что сотрудник нарушал график. А значит, не сможет применить дисциплинарное взыскание.

Что такое локальные нормативные акты и зачем они?

Трудовой договор - это только начало. Работодатель обязан принять внутренние правила: регламент дистанционной работы, порядок информационной безопасности, правила обмена документами, порядок компенсаций. Эти документы - не рекомендации. Это обязательные требования.

Если вы не приняли такие акты - это нарушение. По данным Минтруда РФ, 62% компаний с дистанционными сотрудниками не имеют таких локальных актов. А в 2025 году штрафы за это выросли на 40%. Минимальный штраф - 50 000 рублей для организации. Если сотрудник уволится и подаст жалобу - проверка неизбежна.

Важно: ознакомить сотрудника с этими документами нужно под подпись. Электронная подпись - тоже подпись. Если он не подтвердил ознакомление - документ не имеет юридической силы.

Электронный документооборот - как не попасть в ловушку

Если вы используете электронные документы - вы обязаны оформить это отдельным локальным актом. В нем нужно указать: какие системы используете (например, «1С-Документооборот», «СБИС», «Диадок»), какие виды электронных подписей применяете, как хранить документы и как подтверждать их получение.

Согласно статье 67 ТК РФ, работник имеет право получить бумажную копию трудового договора в течение трех дней после запроса. Даже если вы работаете полностью в электронном виде - вы не можете отказать. Иначе это нарушение права на доступ к документам.

Чем дистанционная работа отличается от надомной?

Это частая ошибка. Многие думают, что «работа на дому» - это то же самое, что и «дистанционная работа». Но это разные понятия. Надомная работа - это производство товаров или выполнение работ по договору подряда, например, шитье, сборка деталей, набор текста. Для нее трудовой договор заключается только в бумажной форме. Работник должен лично прийти для расторжения договора. Дистанционная работа - это выполнение трудовых функций с помощью интернета, без физического производства. И для нее допускается электронный формат.

Если вы неправильно классифицируете сотрудника - вы рискуете нарушить закон. Например, если вы называете программиста «надомником», а он работает в офисе 2 дня в неделю - это уже не надомная работа. Это дистанционная. И если вы оформите его как надомника - вы нарушите статью 310 ТК РФ.

Что изменилось в 2025 году?

С 1 января 2025 года вступил в силу приказ Минтруда № 87н. Он уточнил, что в трудовой договор обязательно нужно включать положения о порядке взаимодействия, передачи отчетов и обеспечении информационной безопасности. То есть, если ваш договор написан в 2023 году и не содержит этих пунктов - он уже не соответствует закону.

Также в 2025 году рост трудовых споров по дистанционной работе составил 27% по сравнению с 2024 годом. Основные причины: отсутствие компенсаций, неясный график, неправильный договор. При этом компании, которые соблюдают все требования, сталкиваются с трудовыми спорами в 78% случаев реже, чем те, кто игнорирует правила.

Что будет, если не оформить правильно?

Работодатель рискует:

• Штрафом от 50 000 до 100 000 рублей за нарушение трудового законодательства
• Обязанностью выплатить компенсации за последние три года
• Дисквалификацией руководителя на срок до 3 лет
• Признанием трудовых отношений фактическими - даже если договор не был подписан

По данным РСПП, 43% работодателей допускают ошибки при оформлении. 68% из них - это ошибки в трудовом договоре. Проще всего исправить это сейчас, чем платить штрафы потом.

Что делать, чтобы все было в порядке?

Вот простой чек-лист для работодателя:

1. Заключите трудовой договор с обязательными пунктами (место работы, режим, компенсации, ЭДО)
2. Примите локальные акты: регламент дистанционной работы, правила информационной безопасности
3. Ознакомьте сотрудника с этими документами под подпись
4. Определите, будете ли вы компенсировать расходы - и укажите сумму
5. Используйте только УКЭП или УНЭП для электронных документов
6. Если сотрудник просит - оформите трудовую книжку
7. Храните все документы не менее 5 лет

Дистанционная работа - это не про экономию на офисе. Это про правильное управление отношениями. Тот, кто делает это грамотно, получает лояльных сотрудников, меньше споров и стабильность. А тот, кто игнорирует правила - платит штрафы и теряет репутацию.