Трудовая книжка: оформление, ведение и переход на электронную в 2026 году

В 2026 году в России действует двухформатная система ведения трудовых книжек: бумажная и электронная. Ни один из форматов не отменён, но правила их использования стали чётче, а переход на цифровой формат - необратимым. Если вы работаете, устраиваетесь на новую работу или отвечаете за кадры в компании, важно понимать, как всё это работает сегодня - и что ждёт в ближайшие годы.

Кто обязан вести трудовую книжку

Обязанность вести трудовые книжки лежит на всех работодателях - юридических лицах, индивидуальных предпринимателях, частных нотариусах и адвокатах с кабинетами. Исключение - физические лица, не являющиеся ИП. Они не обязаны вести трудовые книжки даже при найме сотрудников.

Запись в трудовую книжку делается, если работник проработал у вас больше пяти дней и его работа является основной. Если человек работает по совместительству, запись ведётся только по его основному месту работы - и только если он предоставит бумажную книжку или подтвердит наличие электронной.

Как выглядит новый бланк трудовой книжки

С 1 января 2023 года в России используется новый бланк трудовой книжки, утверждённый Приказом Минтруда № 320н. Он отличается от старого: формат А5 (148×210 мм), 44 страницы, бумага с водяными знаками. Это сделано для защиты от подделок. Стоимость одного бланка в 2026 году - 187 рублей, вкладыша - 78 рублей. Цены выросли на 12,5% по сравнению с 2023 годом, но это компенсируется снижением количества утерянных и повреждённых книжек.

Важно: если у работника старая книжка, она остаётся действительной. Ничего менять не нужно. Новый бланк применяется только при первичном оформлении или при выдаче дубликата.

Как оформить трудовую книжку при приёме на работу

При устройстве на работу сотрудник должен предоставить:

• бумажную трудовую книжку - если он её сохранил и не подавал заявление на переход на электронный формат;
• или сведения о трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-СФР - если он отказался от бумажной книжки и выбрал электронный формат.

Если работник не предоставил ничего - работодатель обязан выдать ему новую бумажную трудовую книжку. Это не штраф, а обязанность. Заполняется она в четыре графы:

1. Номер записи (по порядку).
2. Дата приёма на работу.
3. Должность и ссылка на статью Трудового кодекса (например, «Менеджер по продажам, ст. 57 ТК РФ»).
4. Реквизиты приказа о приёме (номер и дата).

Если работник подал заявление на переход на электронную трудовую книжку, в графе 3 пишется: «Подано письменное заявление (Ф.И.О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ)».

Что такое электронная трудовая книжка и как её получить

Электронная трудовая книжка - это не приложение или сайт. Это набор сведений о вашей трудовой деятельности, хранящихся в системе Пенсионного фонда России. Доступ к ним - через личный кабинет на портале Госуслуг.

Чтобы перейти на электронный формат, нужно подать заявление работодателю в произвольной форме - на бумаге или в электронном виде. После этого работодатель обязан:

• внести запись в бумажную книжку (если она есть);
• сдать отчёт ЕФС-1 в Пенсионный фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления.

После этого все будущие записи будут автоматически попадать в электронную базу. Бумажная книжка больше не обновляется - она остаётся как архив.

Почему люди выбирают электронную трудовую книжку

Преимущества очевидны:

• Нет риска потерять. В 2025 году зафиксировано 287 450 случаев утери бумажных книжек. Электронная - не исчезает.
• Доступ в любое время. Проверить стаж, даты трудоустройства, должности можно с телефона - без походов в архивы или к бывшим работодателям.
• Ускорение пенсии. ПФР подтверждает: оформление пенсии с электронной трудовой занимает на 35% меньше времени.
• Снижение издержек для бизнеса. Средний годовой экономический эффект на одного сотрудника - 18,5 тыс. рублей. Это затраты на бумагу, хранение, выдачу дубликатов, ошибки в оформлении.

По данным Росстата за IV квартал 2025 года, 36,3% работающих в России (35,6 млн человек) уже перешли на электронную трудовую книжку. В крупных городах с населением более 1 млн человек - 52%. В сельской местности - всего 22%.

Почему некоторые всё ещё используют бумажную книжку

63,7% россиян (62,4 млн человек) по-прежнему пользуются бумажными книжками. Причины просты:

• Привычка. Старшее поколение (50+) не доверяет цифровым системам. По опросу ВЦИОМ, 28% граждан старше 50 лет не умеют пользоваться Госуслугами.
• Отсутствие интернета. В населённых пунктах с численностью менее 5 тысяч человек цифровая инфраструктура слабая. 78% работодателей там до сих пор работают только с бумажными книжками.
• Необходимость дубликата. Если бумажная книжка испорчена или утеряна, её восстанавливают за 14 рабочих дней. Электронная - не требует дубликата.

Но есть и обратная сторона: если человек подал заявление на переход, а потом передумал - он может вернуться к бумажной книжке. Однако это вызывает сложности. По данным Ассоциации кадровых служб, 55,6% компаний столкнулись с тем, что работник сначала перешёл на электронную форму, а потом попросил вернуть бумажную. Это требует ручного вмешательства, двойной работы и риска ошибок.

Что делать работодателю: ошибки и штрафы

Работодатель должен назначить ответственного за трудовые книжки - это может быть кадровик, бухгалтер или секретарь. Нужно:

• внести изменения в должностную инструкцию;
• издать приказ - в произвольной форме, подписать с работником;
• обучить сотрудников правилам оформления.

Самые частые ошибки, по данным Академии управления персоналом «HR-Эксперт»:

1. Неправильное оформление отказа от бумажной книжки - 32% случаев.
2. Пропуск срока сдачи отчёта ЕФС-1 - 27% случаев. Штраф за это - от 3 000 до 5 000 рублей (ст. 15.33.1 КоАП РФ).
3. Ошибки в титульном листе дубликата - 19% случаев.

Среднее время, которое кадровик тратит на освоение новых правил - 28 рабочих часов. Многие малые предприятия до сих пор не освоили формирование ЕФС-1. Это - главный риск для бизнеса.

Будущее трудовых книжек: что ждёт в 2030 году

Минтруд прогнозирует: к 2030 году 85% трудовых книжек будут электронными. Бумажные останутся только для:

• лиц, не имеющих доступа к интернету;
• людей с ограниченными возможностями здоровья;
• работников в отдалённых регионах с плохой цифровой инфраструктурой.

Планируется интеграция российской системы с базами данных Евразийского экономического союза - это позволит легче трудоустраиваться в Казахстане, Беларуси, Армении и Киргизии.

В то же время эксперты предупреждают: без усиления защиты персональных данных возможны утечки. В 2024 году в Госуслугах скомпрометировали данные 1,2 млн пользователей. Это не про трудовые книжки - но показывает, что цифровая система уязвима.

Согласно исследованию Института Гайдара, к 2035 году бумажная трудовая книжка останется только как архивный документ. Экономия на производстве бланков и обработке документов составит 4,3 млрд рублей в год.

Что делать, если вы работник

• Если у вас есть бумажная книжка - не трогайте её. Она действительна.
• Если хотите перейти на электронную - подайте заявление работодателю. Это бесплатно.
• Проверяйте свои данные на Госуслугах раз в полгода. Если что-то не так - сразу обращайтесь к работодателю.
• Если вы старше 50 и не уверены в цифровых системах - оставайтесь на бумажной. Это ваше право.

Что делать, если вы работодатель

• Назначьте ответственного за трудовые книжки - и зафиксируйте это приказом.
• Обучите кадровую службу новым правилам - особенно оформлению отказа и сдаче ЕФС-1.
• Проверяйте, что все заявления от сотрудников оформлены правильно.
• Не ждите, пока придут штрафы. Лучше разобраться сейчас - чем платить потом.

Система уже работает. В 2026 году обращений по вопросам трудовых книжек стало на 42% меньше, чем в 2023 году. Это значит: люди и компании адаптировались. Главное - не отставать от изменений.